Kvalitetshåndbok og rutiner

A. Kriterier og metode

Formål: Sikre at sertifiseringen er entydig, etterprøvbar og lik for alle.

A1.1. Forankre sertifiseringsstrukturen (DEL 1–3)

• DEL 1 – Obligatoriske tema (grunnmur): gjelder alle virksomheter.
• DEL 2 – Situasjonsbestemte tema: aktiveres automatisk når relevant.
• DEL 3 – Valgfrie tema: styret velger minst 5 tema.

Disse tre delene skal beskrives eksplisitt på nettside og i avtaler, og være identisk med definisjonene i ordningsdokumentasjonen.

A1.2. Definer vurderingsmetoden per tema
For hvert tema i DEL 1–3 skal CORPRT definere:

• Hva som vurderes (påstand/krav)
• Hvordan det vurderes (dokument, intervju, stikkprøve)
• Hva som teller som bevis (objektive bevis)
• Minimumskrav (må være oppfylt)
• Forbedringspunkt (anbefalt, men ikke diskvalifiserende)

A1.3. Definer avvikssystem og beslutningsregler

• Avvik skal klassifiseres (f.eks. mindre avvik / vesentlig avvik).
• Vesentlig avvik i DEL 1 = sertifikat kan ikke utstedes før lukking.
• DEL 2 må være oppfylt når tema er aktivert.
• DEL 3 må dokumenteres for de modulene styret har valgt.

Leveranser (A1):

• «Kriterie- og metodehåndbok» (intern)
• «Sertifiseringskrav – offentlig versjon» (nett/avtalevedlegg)
• Avvikskatalog (definisjoner, frister, lukking)

Ansvar:

• Ordningseier: CORPRT (faglig ansvar + versjonskontroll)

A2. Etabler “konsulentstandard” for partnere (partnerrollen)
Formål: Skape skala og kvalitet uten å kompromittere revisjonsuavhengighet.

A2.1. Definer partnerrollen (hva partnere kan gjøre)
Partnere kan bistå virksomheter/styrer med:

• opplæring i rammeverket (DEL 1–3)
• fasilitering av egenevaluering og dokumentinnsamling
• forbedringsarbeid før revisjon (lukking av mangler)
• praktisk prosjektstøtte (fremdrift, struktur, sjekklister)

A2.2. Definer tydelige begrensninger (hva partnere ikke kan gjøre)
Partnere skal ikke:

• ta revisjonsbeslutninger
• delta i sertifiseringsvurdering eller konkludere på avvik
• skrive eller «produsere» falske/tilpassede bevis
• opptre på en måte som kan oppfattes som at sertifikatet «kjøpes»

A2.3. Kvalifisering og godkjenning av partnere
CORPRT etablerer:

• krav til kompetanse/profil (minimumskriterier)
• opplæring i ordningen (partnerkurs)
• signert partneravtale (inkl. habilitet/rolleavgrensning)
• årlig re-godkjenning (lett prosess)

A2.4. Regel for habilitet og rolleblanding

• En partner som har levert rådgivning til et styre kan ikke samtidig opptre som CORPRT-revisor i samme sak.
• Ved tvil: saken løftes til en intern “upartiskhetsansvarlig” i CORPRT.

Leveranser (A2):

• Partnerstandard (policy + praktiske regler)
• Partneravtale (kontrakt)
• Partnerregister (offentlig/evt. internt)
• Opplæringsmodul for partnere

Ansvar:

• CORPRT: godkjenning, kontroll og vedlikehold av partnerordningen

A3. Etabler portal/saksrom (minimumsløsning med sporbarhet)
Formål: Sikre dokumentflyt, etterprøvbarhet, og effektiv revisjon.

A3.1. Minimumskrav til saksrommet
Saksrommet skal støtte:

• Sjekklister per DEL og tema
• Opplasting av dokumentasjon knyttet til hvert tema
• Sporbarhet: hvem lastet opp hva, når, og hvilken versjon
• Avvik og tiltak: registrering, ansvar, frist, lukking, verifisering
• Statusdashboard: “klar for revisjon” / “mangler” / “under lukking”

A3.2. Standardiserte dokumentpakker
CORPRT definerer standard “bevispakker”:

• styringsdokumenter (instrukser, årsplan)
• protokoller (utdrag/indeks, ikke nødvendigvis alt)
• evalueringer og beslutningsgrunnlag
• erklæringer (styremedlem, styreleder, evt. revisor)

A3.3. Personvern og tilgangsstyring
Saksrommet skal ha:

• rollebasert tilgang (styreleder, styremedlemmer, revisor, CORPRT)
• definert lagringstid og sletting
• sikker deling og logging av tilgang

A3.4. Maler som ligger inne i saksrommet

• egenevalueringsskjema
• forpliktelseserklæring (styremedlem)
• revisors bekreftelse
• revisjonsrapport (CORPRT)
• sertifikattekst og merkebruk-regler

Leveranser (A3):

• Saksrom/portal i drift (minimumsfunksjon)
• Standardmaler + sjekklister
• Rutine for arkiv, sletting og tilgang

Ansvar:

• CORPRT: systemeier + prosesseier
• Virksomheten: ansvarlig for korrekt og fullstendig innlevering

A4. Styringssystem for ordningen (kvalitetshåndbok for CORPRT)
Formål: Sikre at sertifiseringen er konsekvent, rettssikker og skalerbar.

CORPRT etablerer og vedlikeholder:

• dokumentstyring (versjoner, endringslogg)
• kompetansekrav for revisorer/sertifisører
• intern kvalitetskontroll (stikkprøver av saker)
• klage/ankeprosess (egen prosedyre)
• sanksjonsregler (suspensjon/tilbaketrekking, ved misbruk)

Leveranser (A4):

• Intern kvalitetshåndbok (ordningsstyring)
• Revisormanual (gjennomføring og rapportering)

Output fra DEL A

1. fastsatt og publisert kriterier (DEL 1–3)
2. et dokumentert skille mellom partnerrollen og revisjonsrollen
3. et saksrom med sjekklister, dokumentasjon og avvikshåndtering
4. en intern kvalitetshåndbok som gjør prosessen repeterbar

B. Oppstart hos virksomheten(bestilling, avklaring og etablering av sertifiseringsløpet)

B1. Bestilling av sertifisering
Formål: Etablere et formelt sertifiseringsforhold mellom virksomheten og CORPRT.

B1.1. Initiativ og bestilling

• Sertifisering bestilles av:
  • styreleder, eller
  • daglig leder etter fullmakt fra styret.
• Bestillingen registreres via CORPRTs nettside eller direkte kontakt.

B1.2. Avtaleinngåelse
Ved bestilling inngås en sertifiseringsavtale som regulerer:

• omfang (DEL 1–3)
• roller og ansvar
• taushetsplikt og konfidensialitet
• bruk av sertifikat og merke
• gyldighet, oppfølging og resertifisering
• klage, anke og sanksjoner

Avtalen tydeliggjør at:

• sertifiseringen gjelder styret som kollektiv,
• sertifikatet forvaltes av CORPRT,
• sertifisering kan suspenderes eller trekkes tilbake ved brudd.

Ansvar:

• CORPRT: utarbeider og forvalter avtale
• Virksomheten: signerer og forplikter styret

B2. Avklaring av virksomhetstype og sertifiseringsomfang
Formål: Fastsette hvilke krav som faktisk gjelder for det aktuelle styret.

B2.1. Klassifisering av virksomheten
CORPRT gjennomfører en strukturert avklaring av:

• selskapsform (AS, ideell organisasjon, stiftelse m.m.)
• eierskapsstruktur (familieeid, offentlig, privat)
• styresammensetning (ansattvalgte, politisk valgte)
• om virksomheten har:
  • valgkomité
  • revisor
  • daglig leder som også er gründer

Dette danner grunnlaget for aktivering av DEL 2 – situasjonsbestemte tema.

B2.2. Fastsettelse av obligatorisk omfang

• DEL 1 (grunnmur) inngår alltid i sin helhet.
• DEL 2 aktiveres automatisk der kriteriene er oppfylt.
• Oversikt over aktiverte tema dokumenteres skriftlig og deles med styret.

Ansvar:

• CORPRT: faglig klassifisering
• Virksomheten: korrekt og fullstendig informasjon

B3. Valg av valgfrie tema (DEL 3)
Formål: Gi styret mulighet til fordypning og tilpasning uten å svekke grunnmuren.

B3.1. Valg av moduler

• Styret velger 5 valgfrie tema.
• Valget skal reflektere:
  • virksomhetens risikobilde
  • strategiske prioriteringer
  • modenhetsnivå i styrearbeidet

B3.2. Dokumentert beslutning

• Valget protokolleres i styret.
• Valgte tema inngår som bindende del av sertifiseringsgrunnlaget.

Prinsipp:

• Valgfrie tema kan velges bort før sertifisering,
• men ikke underveis i prosessen uten ny avklaring.

B4. Etablering av roller og kontaktpunkter
Formål: Sikre tydelig ansvar og effektiv gjennomføring.

B4.1. Styrets kontaktpunkt
Virksomheten utpeker én hovedkontakt, normalt:

• styreleder, eller
• styresekretær / daglig leder etter styrets beslutning.

Kontaktpunktet har ansvar for:

• koordinering av dokumentasjon
• kommunikasjon med CORPRT
• fremdrift i sertifiseringsløpet

B4.2. Avklaring av eventuell partner

• Virksomheten kan velge å benytte:
  • CORPRT-godkjent partner (rådgiver/konsulent), eller
  • gjennomføre prosessen uten ekstern bistand.
• Partnerens rolle begrenses til forberedelse og støtte.
• CORPRT forblir eneste sertifiserings- og revisjonsmyndighet.

B4.3. Tildeling av CORPRT-sertifisør

• CORPRT utpeker ansvarlig sertifisør/revisor.
• Habilitet kontrolleres før tildeling.

B5. Oppstartsmøte (kick-off)
Formål: Skape felles forståelse av prosess, krav og forventninger.

Oppstartsmøtet gjennomføres digitalt eller fysisk og omfatter:

• gjennomgang av sertifiseringsløpet (DEL C–E)
• avklaring av dokumentasjonskrav
• tidsplan og milepæler
• praktisk bruk av saksrom/portal
• spørsmål fra styret

Oppstartsmøtet markerer formell start på sertifiseringsprosessen.

Output fra DEL B

1. Signert sertifiseringsavtale
2. Avklart og dokumentert omfang (DEL 1–3)
3. Valgte valgfrie tema (DEL 3)
4. Etablert kontaktpunkt og roller
5. Aktivert saksrom og tidsplan

C. Kartlegging og tiltak (forberedelser før sertifiseringsrevisjon)

C1. Gjennomføring av egenevaluering
Formål: Etablere et realistisk bilde av styrets faktiske praksis opp mot sertifiseringskravene.

C1.1. Strukturert egenevaluering

• Styret gjennomfører en digital egenevaluering basert på:
  • DEL 1 – Grunnmur (obligatorisk)
  • DEL 2 – Situasjonsbestemte tema (der aktivert)
  • DEL 3 – Valgfrie tema (valgte moduler)
• Egenevalueringen besvares samlet, men kan suppleres med individuelle bidrag der det er hensiktsmessig.

C1.2. Prinsipp for egenevalueringen

• Egenevalueringen skal være:
  
  • ærlig og praksisnær
  • basert på faktisk gjennomført styrearbeid
  • dokumenterbar
• Målsettingen er forbedring og kvalitet, ikke «riktige svar».

Ansvar:

• Styret: korrekt og fullstendig egenevaluering
• Kontaktpunkt: koordinering og innlevering

C2. Innsamling og opplasting av dokumentasjon
Formål: Dokumentere at påstått praksis faktisk foreligger.

C2.1. Dokumentasjonskrav
For hvert relevant tema skal styret laste opp objektive bevis, eksempelvis:

• styreinstruks, rolleavklaringer og årsplan
• protokoller (utdrag eller indeks)
• retningslinjer, policyer og rutiner
• beslutningsgrunnlag og evalueringer
• erklæringer (styremedlem, styreleder, daglig leder)

C2.2. Prinsipp for dokumentasjon

• Dokumentasjon skal være:
  • reell og datert
  • relevant for temaet
  • sporbar til faktisk praksis
• Det er ikke krav om omfattende dokumentmengde, men om tilstrekkelig kvalitet.

Ansvar:

• Virksomheten: opplasting og korrekt merking
• CORPRT: tilgjengeliggjør sjekklister og maler

C3. Kartlegging av gap og forbedringsområder
Formål: Identifisere avvik mellom krav og praksis før revisjon.

C3.1. Foreløpig gjennomgang

• CORPRT foretar en forberedende gjennomgang av:
  • egenevaluering
  • innsendt dokumentasjon
• Eventuelle mangler, uklarheter eller avvik identifiseres.

C3.2. Klassifisering av funn
Funn kategoriseres som:

• Oppfylt krav
• Forbedringspunkt (anbefalt, men ikke diskvalifiserende)
• Avvik (må lukkes før sertifisering)

Prinsipp:

• Avvik i DEL 1 må alltid lukkes før revisjon.
• Avvik i DEL 2 må lukkes dersom temaet er aktivert.
• Avvik i DEL 3 må lukkes for valgte moduler.

C4. Tiltaksplan og lukking av avvik
Formål: Sikre at styret er sertifiseringsklart før revisjon.

C4.1. Utarbeidelse av tiltaksplan

• For hvert avvik utarbeides en tiltaksplan som angir:
  • hva som skal gjøres
  • hvem som er ansvarlig
  • frist for lukking
  • hvordan lukking dokumenteres

C4.2. Gjennomføring av tiltak

• Styret gjennomfører nødvendige tiltak, som kan innebære:
  • presisering av roller eller ansvar
  • justering av rutiner eller dokumentasjon
  • forbedring av praksis i styremøter
• Eventuell partner kan bistå i denne fasen, innenfor partnerstandardens rammer.

C4.3. Verifisering av lukking

• Lukking dokumenteres i saksrommet.
• CORPRT verifiserer at avvik er tilfredsstillende lukket.

C5. Klarmelding for revisjon
Formål: Formelt fastslå at styret er klart for sertifiseringsrevisjon.

C5.1. Klarkriterier
Styret regnes som klart for revisjon når:

• alle avvik er lukket
• dokumentasjonen er komplett og sporbar
• egenevalueringen er konsistent med dokumentert praksis

C5.2. Formell klarmelding

• CORPRT gir skriftlig klarmelding.
• Revisjonsdato og revisjonsopplegg avtales.

Output fra DEL C

1. Fullført egenevaluering
2. Komplett dokumentasjon per relevant tema
3. Lukket alle avvik
4. Verifisert tiltaksplan
5. Formell klarmelding for sertifiseringsrevisjon

D. Sertifiseringsrevisjon (uavhengig kontroll og vurdering utført av CORPRT)

D1. Planlegging av sertifiseringsrevisjon
Formål: Sikre en strukturert, forutsigbar og rettferdig revisjonsprosess.

D1.1. Revisjonsplan
CORPRT utarbeider en revisjonsplan som fastsetter:

• omfang (DEL 1, aktiverte DEL 2, valgte DEL 3)
• revisjonsmetode (dokumentgjennomgang, intervjuer, stikkprøver)
• tidsplan og varighet
• hvilke roller som skal intervjues
• hvilke dokumenter som inngår i stikkprøver

Revisjonsplanen deles med virksomheten i forkant.

D1.2. Habilitetskontroll

• CORPRT bekrefter at utpekt sertifisør/revisor er habil.
• Eventuelle interessekonflikter håndteres før revisjonen gjennomføres.

D2. Gjennomføring av revisjonen
Formål: Verifisere at styrets praksis er i samsvar med sertifiseringskravene.

D2.1. Dokumentgjennomgang

• Innsendt dokumentasjon gjennomgås opp mot kravene i hvert relevant tema.
• Det kontrolleres at dokumentene:
  • er reelle og daterte
  • samsvarer med egenevalueringen
  • understøtter påstått praksis

D2.2. Intervjuer
CORPRT gjennomfører strukturerte intervjuer, normalt med:

• styreleder
• daglig leder
• ett eller flere styremedlemmer
• eventuelt ansattvalgt styremedlem
• eventuelt revisor (der relevant)

Intervjuene brukes til å:

• verifisere forståelse av roller og ansvar
• avdekke praksis som ikke fremgår av dokumentasjon
• vurdere konsistens mellom ord og handling

D2.3. Vurdering av faktisk praksis
Revisjonen skal vurdere:

• hvordan styret faktisk arbeider
• hvordan beslutninger forberedes og fattes
• hvordan uenighet, habilitet og interessekonflikter håndteres
  

Formalia alene er ikke tilstrekkelig dersom praksis ikke understøtter dem.

D3. Funn og klassifisering
Formål: Dokumentere revisjonens resultater på en presis og rettferdig måte.

D3.1. Typer funn
Revisjonsfunn klassifiseres som:

• Oppfylt krav
• Forbedringspunkt (anbefaling for videre utvikling)
• Avvik (krav ikke oppfylt)

D3.2. Avviksklassifisering

• Vesentlig avvik:
  Mangler som påvirker ett eller flere tema i DEL 1, eller aktive DEL 2-tema. Sertifikat kan ikke utstedes før lukking.
  
• Mindre avvik:
  Avvik som kan lukkes innen fastsatt frist uten full ny revisjon.

Prinsipp:

• Avvik dokumenteres skriftlig og begrunnes.
• Styret gis anledning til å kommentere faktiske forhold.

D4. Revisjonsrapport
Formål: Sikre transparens, sporbarhet og etterprøvbarhet.

D4.1. Innhold i revisjonsrapporten
Revisjonsrapporten skal minimum inneholde:

• revisjonens omfang og metode
• oversikt over vurderte tema
• oppsummering av funn per tema
• eventuelle avvik og forbedringspunkter
• konklusjon og anbefaling

D4.2. Distribusjon

• Rapporten deles med styreleder og virksomhetens kontaktpunkt.
• Rapporten arkiveres i saksrommet.

D5. Beslutning om sertifisering
Formål: Treffe en uavhengig og begrunnet sertifiseringsavgjørelse.

D5.1. Beslutningsgrunnlag
Sertifiseringsavgjørelsen baseres på:

• revisjonsrapport
• status på avvik og lukking
• samlet vurdering av styrets praksis opp mot kravene

D5.2. Sertifiseringsutfall
Mulige utfall er:

• Sertifikat utstedes
• Sertifikat utsettes (avvik må lukkes)
• Sertifikat avslås (ved alvorlige eller vedvarende mangler)

Beslutningen dokumenteres skriftlig.

D6. Lukking av avvik (ved behov)
Formål: Gi styret mulighet til å oppnå sertifisering gjennom forbedring.

• Ved avvik gis styret:
  • konkret beskrivelse av hva som må rettes
  • frist for lukking
  • krav til dokumentasjon av lukking
• CORPRT verifiserer lukking før endelig beslutning.

Output fra DEL D

1. Gjennomført uavhengig sertifiseringsrevisjon
2. Dokumentert revisjonsrapport
3. Begrunnet sertifiseringsbeslutning
4. Eventuelt lukking av avvik

E. Sertifiseringsavgjørelse og utstedelse (beslutning, dokumentasjon og formell tildeling av sertifikat)

E1. Sertifiseringsavgjørelse
Formål: Treffe en uavhengig, begrunnet og etterprøvbar beslutning om sertifisering.

E1.1. Beslutningsmyndighet

• Sertifiseringsavgjørelsen treffes av CORPRT som ordningseier.
• Beslutningen fattes på grunnlag av:
  • revisjonsrapport fra DEL D
  • dokumentert lukking av eventuelle avvik
  • samlet vurdering av styrets praksis opp mot kravene i DEL 1–3

E1.2. Mulige beslutningsutfall

• Sertifisering innvilges
• Sertifisering utsettes (ytterligere lukking kreves)
• Sertifisering avslås (ved alvorlige eller systematiske mangler)

Alle beslutninger skal være skriftlig begrunnet.

E2. Utstedelse av sertifikat
Formål: Formelt dokumentere at styret oppfyller sertifiseringskravene.

E2.1. Sertifikatets innhold
Sertifikatet skal minimum angi:

• virksomhetens navn og organisasjonsnummer
• at sertifiseringen gjelder styret som kollektiv
• hvilke deler som inngår:
  • DEL 1 – Grunnmur
  • relevante DEL 2-tema
  • valgte DEL 3-tema
• utstedelsesdato
• gyldighetsperiode
• sertifikatnummer / unik identifikator

E2.2. Gyldighet

• Sertifikatet gis med tidsbegrenset gyldighet.
• Gyldigheten forutsetter:
  • årlig oppfølging
  • etterlevelse av sertifiseringsvilkår
  • ingen vesentlige endringer uten melding til CORPRT

E3. Registrering og offentlighet
Formål: Sikre transparens og tillit til sertifiseringsordningen.

E3.1. Registrering

• Sertifiseringen registreres i CORPRTs sertifikatregister.
• Registeret kan gjøres helt eller delvis offentlig.

E3.2. Offentlig bekreftelse

• CORPRT kan, etter samtykke, publisere:
  • virksomhetens navn
  • sertifiseringsstatus
  • gyldighetsperiode
• Dette muliggjør ekstern verifisering av sertifiseringen.

E4. Regler for bruk av sertifikat og merke
Formål: Forebygge misbruk og sikre korrekt kommunikasjon.

E4.1. Tillatt bruk

• Sertifikatet og tilhørende merke kan benyttes:
  • på virksomhetens nettsider
  • i tilbud og anbud
  • i årsrapporter og presentasjoner
  • i kommunikasjon med eiere, banker og samarbeidspartnere

E4.2. Begrensninger

• Sertifiseringen skal ikke:
  • fremstilles som godkjenning av produkter eller tjenester
  • brukes på en måte som kan villede tredjepart
  • benyttes etter utløp, suspensjon eller tilbaketrekking

E4.3. Plikt til å oppdatere

• Virksomheten plikter å:
  • opplyse CORPRT om vesentlige endringer i styret
  • oppdatere bruk av merke ved endret status

E5. Informasjon til styret og virksomheten
Formål: Sikre at styret forstår betydningen og forpliktelsene knyttet til sertifiseringen.

• CORPRT oversender:
  • sertifikat
  • revisjonsrapport
  • sammendrag av forbedringspunkter
  • vilkår for videre oppfølging
• Styret bekrefter mottak og forståelse.

Output fra DEL E

1. Formell sertifiseringsavgjørelse
2. Utstedt og registrert sertifikat
3. Avklarte vilkår for bruk og gyldighet
4. Dokumentert kommunikasjon til styret

F. Vedlikehold: årlig oppfølging og rapportering (sikring av kontinuitet, aktualitet og tillit)

F1. Formål med årlig oppfølging
Formål: Sikre at sertifiseringen forblir gyldig, relevant og tillitsvekkende over tid.

Den årlige oppfølgingen skal:

• bekrefte at styrets praksis fortsatt er i samsvar med sertifiseringskravene
• fange opp vesentlige endringer i styret eller virksomheten
• stimulere til kontinuerlig forbedring av styrearbeidet

Årlig oppfølging er en forutsetning for fortsatt gyldighet av sertifikatet.

F2. Årlig rapportering fra styret
Formål: Gi CORPRT et oppdatert bilde av styrets situasjon.

F2.1. Innhold i årlig rapportering
Styret skal årlig levere en kort, strukturert rapport som omfatter:

• bekreftelse på at kravene i DEL 1 (grunnmur) fortsatt etterleves
• status for eventuelle DEL 2-tema (der relevant)
• status for valgte DEL 3-tema
• endringer i:
  • styresammensetning
  • styreleder
  • daglig leder
  • eierskap eller selskapsstruktur
• vesentlige hendelser som kan påvirke styrets arbeid

F2.2. Format og innsending

• Rapporteringen skjer digitalt via saksrom/portal.
• Standardisert skjema benyttes for å sikre lik praksis.

Ansvar:

• Styrets kontaktpunkt: innlevering
• CORPRT: mottak og vurdering

F3. Årlig oppfølgingssamtale (ved behov)
Formål: Avklare forhold som ikke fremgår tilstrekkelig av rapporteringen.

• CORPRT kan gjennomføre en kort, digital oppfølgingssamtale med:
  • styreleder
  • eventuelt daglig leder
• Samtalen fokuserer på:
  • endringer siden forrige år
  • forbedringsarbeid
  • eventuelle risikofaktorer

Oppfølgingssamtale gjennomføres risikobasert og er ikke alltid obligatorisk.

F4. Vurdering av sertifikatets status
Formål: Avgjøre om sertifikatet opprettholdes uendret.

F4.1. Mulige utfall
Basert på rapportering og eventuell samtale kan CORPRT beslutte:

• Sertifikatet opprettholdes
• Sertifikatet opprettholdes med forbehold (forbedringstiltak pålegges)
• Sertifikatet suspenderes midlertidig (ved manglende etterlevelse)

F4.2. Varsling

• Eventuelle forbehold eller tiltak varsles skriftlig.
• Frister og forventninger til lukking fremgår tydelig.

F5. Håndtering av endringer mellom årlige oppfølginger
Formål: Sikre at vesentlige endringer håndteres fortløpende.

Virksomheten plikter å melde fra til CORPRT ved:

• utskifting av styreleder
• vesentlige endringer i styrets sammensetning
• endring i selskapsform eller eierskap
• forhold som kan påvirke grunnmuren i sertifiseringen

CORPRT vurderer om:

• sertifikatet kan opprettholdes
• ekstra dokumentasjon kreves
• delvis eller full ny vurdering er nødvendig

F6. Dokumentasjon og sporbarhet
Formål: Sikre etterprøvbarhet og historikk.

• All årlig rapportering, vurdering og kommunikasjon arkiveres i saksrommet.
• Endringer loggføres med dato og ansvarlig.
• Dokumentasjonen danner grunnlag for resertifisering.

Output fra DEL F

1. Oppdatert status for sertifiseringen
2. Dokumentert etterlevelse av grunnmuren
3. Avklarte endringer og eventuelle tiltak
4. Beslutning om videre gyldighet

G. Resertifisering (periodisk full gjennomgang for videre gyldighet)

G1. Formål med resertifisering
Formål: Sikre at sertifiseringen fortsatt reflekterer faktisk og oppdatert styrearbeid.

Resertifisering skal:

• bekrefte at styret over tid etterlever kravene i sertifiseringen
• fange opp strukturelle, organisatoriske og personelle endringer
• sikre at sertifikatet beholder høy troverdighet og relevans

Resertifisering er en full gjennomgang, og kan ikke erstattes av årlig oppfølging alene.

G2. Tidspunkt og utløsende forhold
G2.1. Ordinær resertifisering

• Resertifisering gjennomføres med faste intervaller (normalt hvert 3. år).
• Tidspunkt varsles av CORPRT i god tid før utløp av sertifikatets gyldighet.

G2.2. Ekstraordinær resertifisering
CORPRT kan kreve resertifisering ved:

• vesentlige endringer i styrets sammensetning
• bytte av styreleder
• betydelige endringer i eierskap eller selskapsstruktur
• alvorlige avvik avdekket i årlig oppfølging
• forhold som kan svekke tilliten til sertifiseringen

G3. Omfang av resertifiseringen
Formål: Gjennomføre en helhetlig og oppdatert vurdering.

Resertifisering omfatter:

• full gjennomgang av DEL 1 – Grunnmur
• vurdering av relevante DEL 2 – situasjonsbestemte tema
• vurdering av DEL 3 – valgfrie tema (nye kan velges, tidligere kan endres)

Styret kan i forbindelse med resertifisering:

• justere valg av valgfrie tema
• legge til nye fordypningsområder
• fjerne valgfrie tema som ikke lenger er relevante

G4. Prosess for resertifisering
G4.1. Oppstart

• CORPRT initierer resertifisering.
• Sertifiseringsomfang og tidsplan avklares.

G4.2. Kartlegging og dokumentasjon

• Ny egenevaluering gjennomføres.
• Dokumentasjon oppdateres i saksrommet.
• Eventuelle mangler identifiseres og lukkes.

G4.3. Revisjon

• Resertifisering gjennomføres som en full sertifiseringsrevisjon i tråd med DEL D.
• Revisjonen kan være mer risikobasert enn førstegangssertifisering, men dekker alle kjernekrav.

G5. Beslutning og videre gyldighet
Formål: Fastsette om sertifikatet fornyes.

G5.1. Mulige utfall

• Sertifikat fornyes
• Sertifikat fornyes med forbehold (tiltak pålegges)
• Sertifikat fornyes ikke (ved alvorlige eller vedvarende mangler)

Beslutningen dokumenteres og begrunnes skriftlig.

G5.2. Ny gyldighetsperiode

• Ved fornyelse utstedes nytt sertifikat med ny gyldighetsperiode.
• Tidligere sertifikat arkiveres.

G6. Overgang ved manglende fornyelse
Formål: Håndtere avslutning på en ryddig og rettssikker måte.

• Ved manglende resertifisering:
  • opphører retten til å bruke sertifikat og merke
  • virksomheten fjernes eller merkes som utløpt i registeret
• CORPRT informerer virksomheten skriftlig om konsekvensene.

Output fra DEL G

1. Fullført resertifiseringsprosess
2. Fornyet eller avsluttet sertifikat
3. Oppdatert sertifikatregister
4. Dokumentert beslutningsgrunnlag

H. Håndtering av endringer, brudd og tvister (suspensjon, tilbaketrekking, klage og anke)

H1. Formål
Sikre at sertifiseringen forvaltes på en rettferdig, transparent og konsekvent måte når forhold endrer seg eller når krav ikke etterleves.

Denne delen skal:

• beskytte tilliten til CORPRT-sertifiseringen
• sikre likebehandling av sertifiserte styrer
• gi virksomheten forutsigbare og rettssikre prosesser
  
  

H2. Håndtering av endringer i virksomheten eller styret
Formål: Avklare når endringer påvirker sertifiseringens gyldighet.

H2.1. Meldeplikt
Virksomheten plikter å melde fra til CORPRT uten ugrunnet opphold ved:

• endring av styreleder
• vesentlig endring i styrets sammensetning
• endring i daglig leder der dette påvirker styrets arbeid
• endring i eierskap, selskapsform eller formål
• andre forhold som kan påvirke kravene i DEL 1 – grunnmur

H2.2. Vurdering av konsekvens
CORPRT vurderer om endringen:

• ikke påvirker sertifiseringen
• krever supplerende dokumentasjon
• utløser ekstra oppfølging eller delvis revisjon
• utløser ekstraordinær resertifisering

Beslutningen dokumenteres skriftlig.

H3. Brudd på sertifiseringsvilkår
Formål: Håndtere manglende etterlevelse på en proporsjonal måte.

H3.1. Eksempler på brudd
Brudd kan blant annet omfatte:

• manglende årlig rapportering
• misbruk av sertifikat eller sertifiseringsmerke
• vesentlige avvik fra kravene i grunnmuren
• uriktige eller villedende opplysninger
• manglende samarbeid ved oppfølging eller revisjon
  
  

H3.2. Klassifisering av brudd
Brudd klassifiseres som:

• Mindre brudd – kan rettes innen fastsatt frist
• Vesentlige brudd – svekker tilliten til sertifiseringen
  
  

H4. Reaksjoner: advarsel, suspensjon og tilbaketrekking
Formål: Sikre forutsigbar og konsekvent sanksjonering.

H4.1. Advarsel

• Gis ved mindre brudd.
• Inneholder:
  • beskrivelse av bruddet
  • krav til korrigerende tiltak
  • frist for lukking
    
    

H4.2. Suspensjon

• Midlertidig stans i sertifiseringens gyldighet.
• Kan benyttes ved:
  • manglende lukking av brudd
  • alvorlige enkelthendelser
• Under suspensjon:
  • kan sertifikat og merke ikke brukes
  • virksomheten merkes som suspendert i registeret

H4.3. Tilbaketrekking

• Sertifikatet trekkes tilbake ved:
  • alvorlige eller gjentatte brudd
  • manglende vilje eller evne til å rette forhold
  • forhold som vesentlig svekker ordningens integritet
• Tilbaketrekking dokumenteres og begrunnes skriftlig.
  
  

H5. Klage og anke
Formål: Sikre rettssikkerhet for sertifiserte virksomheter.

H5.1. Klageadgang

• Virksomheten kan klage på:
  • sertifiseringsavgjørelser
  • suspensjon eller tilbaketrekking
• Klage skal:
  • fremsettes skriftlig
  • begrunnes
  • sendes innen fastsatt frist

H5.2. Behandling av klage

• Klagen behandles av person(er) i CORPRT som:
  • ikke har deltatt i den opprinnelige saken
  • er habil(e)
• Klager gis skriftlig svar innen fastsatt tidsfrist.
  
  

H5.3. Anke

• Dersom klager ikke får medhold, kan saken ankes.
• Anken behandles uavhengig av første instans.
• Ankebeslutningen er endelig innen ordningen.
  
  

H6. Tvister og rettslige forhold
Formål: Avklare hvordan uenighet som ikke løses gjennom klage/anke håndteres.

• Sertifiseringsavtalen regulerer:
  • verneting
  • lovvalg
  • eventuell mekling før rettslig behandling
• CORPRT søker å løse tvister gjennom dialog og skriftlig avklaring før rettslige skritt.
  
  

H7. Dokumentasjon og arkivering
Formål: Sikre sporbarhet og etterprøvbarhet.

• Alle endringer, brudd, reaksjoner og klagebehandling dokumenteres.
• Dokumentasjon arkiveres i saksrommet i henhold til gjeldende regler for lagring og personvern.
• Historikk benyttes som grunnlag ved senere oppfølging og resertifisering.
  
  

Output fra DEL H

1. Klare regler for håndtering av endringer
2. Forutsigbare reaksjoner ved brudd
3. Rettssikker klage- og ankeprosess
4. Dokumentert praksis som beskytter ordningens integritet